[ 于澤昕 ]——(2009-12-1) / 已閱14234次
電子文件的特點及管理
于澤昕
隨著我國信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機越來越廣泛地被應(yīng)用于人類社會活動的方方面面，產(chǎn)生的電子文件也越來越多。電子文件是指能被計算機系統(tǒng)識別處理，按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳輸數(shù)字代碼序列。由于電子文件的傳輸快捷性、可復(fù)制性等優(yōu)點，使得無紙化辦公成為現(xiàn)實，這就給檔案管理工作提出了一個新的課題。檔案管理如何適應(yīng)信息化時代的步伐，做到與時俱進(jìn)不斷創(chuàng)新發(fā)展，已成為當(dāng)前檔案工作者需要不斷加以關(guān)注和研究解決的新問題。
一、電子文件的特點
1、操作方便，簡單易行，自動分類組合，便于管理。傳統(tǒng)的檔案管理模式是，檔案由文書處理部門立卷，檔案業(yè)務(wù)部門接收，文件一年一歸檔。傳統(tǒng)的檔案管理十分注重檔案的整理分類。因為是手工檢索，需要整理清楚，分類精細(xì)，將每份文件歸人相應(yīng)的類別和合適的案卷，便于日后檢索。分類和組卷花費了檔案人員大量的時間和精力。在計算機管理信息系統(tǒng)中，文件與檔案的界限已不復(fù)存在。文書處理人員、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員共享一個辦公信息管理系統(tǒng)，電子文件一旦形成，可以馬上儲存，隨時歸檔。有關(guān)部門既可以將應(yīng)歸檔的電子文件的最終版本經(jīng)過整理，按檔案部門歸檔，也可將在日常工作中形成的各種文件材料直接通過計算機網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)隨時傳輸?shù)綑n案部門，檔案部門再根據(jù)歸檔的要求，及時將有保存價值的電子文件信息下載或刻錄到光盤等載體上記錄下來，轉(zhuǎn)化為電子檔案。
2、容量大，何種小，節(jié)省庫房存儲空間。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需龐大的庫房和裝具來進(jìn)行存放和保管，而電子文件載體所容納的信息量是紙質(zhì)檔案所無法比擬的。在保管上，它可以大大節(jié)省檔案裝具和庫房空間，降低保管成本。
3、檢索快捷，提高檔案利用率。利用者要借閱紙質(zhì)檔案，必須到檔案室或檔案館辦理借閱手續(xù)，借閱后如需復(fù)制檔案，還需辦理審批手續(xù)。在辦公造化系統(tǒng)中，儲存電子文件的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與辦公業(yè)務(wù)部門共享的，用戶可通過辦公室的電腦在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查找并選擇檔案信息，并可方便地復(fù)制存儲方便快捷。
二、電子文件對檔案管理的影響
電子文件能在通信網(wǎng)絡(luò)上迅速地進(jìn)行傳遞；它的利用不受時間和距離的影響，可共享，但它不再具有紙質(zhì)文件的直觀性，需要借助計算機等數(shù)字設(shè)備才能閱讀、處理，并且它的保管上對環(huán)境的溫濕度、防磁性等要求也很高，使其在諸多方面對檔案管理產(chǎn)生了影響。
1、改變了原有的管理對象、流程和方法。電子文件材料由擬稿者直接輸入磁盤，并可在磁盤上進(jìn)行修改加工，一旦貯入辦公信息數(shù)據(jù)之中，即由檔案、技術(shù)人員所共享，這就使文件材料與檔案之間不再有明顯的界限。可隨時產(chǎn)生，隨時更改，歸檔時，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢具有保存價值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。
2、改變了分類方式。鑒于電子文件信息與載體的可分離性，檔案的實體分類整理將被概念分類整理所取代。這是因為實體分類的結(jié)果僅能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要。但在電子文件的環(huán)境中，文件的形式循征和內(nèi)容循征都已經(jīng)發(fā)生了變化，電子文件材料可以通過計算機系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整合，不再需要像紙質(zhì)文件那樣進(jìn)行繁重的實體分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公造化系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自由組合分類整理。
3、改變了鑒定的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和方法。由于電子文件的保存價值同時取決于其自身價值的可讀性，其鑒定的方法、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)均將發(fā)生變化，原有的檔案價值理論分析范圍也將隨之?dāng)U大，電子文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)均被列入分析范圍。傳統(tǒng)的檔案價值鑒定要求根據(jù)文件的憑證價值和參考價值確定保管期限，而電子文件一方面由于制作方便，將產(chǎn)生比以往更多的文件，另一方面由于用戶的需要，信息和將會不斷地修改和補充，故而很難對其劃定固定的保管期限。再加上目前電子文件的憑證價值尚無法律保證，其鑒定、管理方法亦無定論。
三、加強電子文件管理的主要措施
1、解決好電子文件的保存問題。電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤。磁性物質(zhì)極易受外磁場影響而導(dǎo)致退磁、消磁，光盤是利用激光進(jìn)行信息存取的，它由盤基、記錄介質(zhì)和保護(hù)層等部分組成，而目前光盤常用的記錄介質(zhì)不穩(wěn)定、易氧化、易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。所以要長久保存電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。
2、建立電子檔案。目前，正處于紙質(zhì)文件和電子文件并存的過渡期，認(rèn)真做好歸檔的電子文件的技術(shù)處理工作顯得尤為重要。新型電子文件材料的歸檔勢在必行，要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，從保護(hù)電子文件的原始信息入手，通過技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性。
3、提高電子文件管理人才的業(yè)務(wù)素質(zhì)。面對調(diào)整發(fā)展的信息時代，檔案管理人員必須拓寬知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，既要具備檔案管理基礎(chǔ)知識，熟練地掌握檔案工作的基本原則和方法，又要熟練掌握微電子技術(shù)、電子計算機軟硬件技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)等，努力尤為適合信息時代發(fā)展的復(fù)合型人才。
