[ 張智濤 ]——(2009-12-1) / 已閱6748次
淺談法院信訪檔案的管理
張智濤
信訪機(jī)關(guān)在處理人民群眾來(lái)訪工作中直接形成并集中存在起來(lái)的具有文字、圖表、聲像等真實(shí)記錄。信訪檔案的管理是信訪工作的一項(xiàng)重要而基礎(chǔ)的工作，它的完整性直接關(guān)系到以事實(shí)為依據(jù)的信訪工作的客觀公正性。目前，國(guó)內(nèi)有關(guān)的信訪法規(guī)中，對(duì)信訪檔案的收集、整理、歸檔和管理等工作尚無(wú)具體的規(guī)定和明確的規(guī)范，而只是對(duì)丟失、隱匿、擅自銷毀信訪檔案材料的事后處理明確了相應(yīng)的法律責(zé)任。為此，筆者試對(duì)如何進(jìn)一步規(guī)范信訪檔案工作進(jìn)行探討。
一、了解信訪檔案的特點(diǎn)，為信訪工作全過程服務(wù)
信訪檔案與信訪工作息息相關(guān)，是一種專門檔案，它是信訪活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，在國(guó)家檔案中占據(jù)特殊地位。除具有一般文書檔案的原始記錄性、信息性、憑證性、價(jià)值性等特點(diǎn)外，還具有自身公正性的特點(diǎn)。一是信訪檔案是信訪工作全過程的重要記錄。它不僅是信訪工作活動(dòng)真實(shí)的歷史記錄，也是群眾信訪案件處理的重要?dú)v史資料，是信訪工作有形資產(chǎn)的依據(jù)和證明，更是信訪工作中一種無(wú)形資產(chǎn)的依據(jù)和證明。所以說(shuō)，信訪檔案是信訪工作管理和處理事務(wù)過程中形成的原始性、記錄性、知識(shí)性、信息性的 重要信息資源。二是信訪檔案是信訪工作全過程的詳實(shí)記錄。一份完整的信訪檔案，詳實(shí)地記錄了信訪問題發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、事情的經(jīng)過以及關(guān)聯(lián)的人物，不僅有信訪人和機(jī)關(guān)的印信，而且有主管機(jī)關(guān)的調(diào)查處理經(jīng)過和結(jié)論，上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)和當(dāng)事人對(duì)處理結(jié)論的態(tài)度，保留著真實(shí)的歷史標(biāo)記。
二、提高對(duì)信訪檔案工作作用的認(rèn)識(shí)，為信訪工作規(guī)范化建設(shè)服務(wù)
一是信訪檔案工作是信訪工作中一項(xiàng)不可缺少、不能替代、不容忽視的基礎(chǔ)性工作。通過查閱信訪檔案，可使領(lǐng)導(dǎo)掌握有關(guān)的歷史資料，了解信訪工作規(guī)律，便于對(duì)現(xiàn)實(shí)問題做出正確的分析和判斷，同時(shí)也為貫徹有關(guān)政策和規(guī)定、指導(dǎo)工作提供了歷史依據(jù)和處理問題的借鑒案例。二是信訪和各黨政機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體和企事業(yè)單位在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段指導(dǎo)和開展信訪活動(dòng)的情況，其中既有成功的經(jīng)驗(yàn)，又有失敗的教訓(xùn)。充分借鑒和利用信訪檔案材料，關(guān)于從歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)中汲取知識(shí)養(yǎng)料，不僅有利于當(dāng)前工作的順利開展，也有利于今后工作的統(tǒng)籌安排，為創(chuàng)造一個(gè)有利于經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展的良好環(huán)境提供條件。三是信訪檔案中不僅有信訪者書寫的材料，而且有組織的調(diào)查處理經(jīng)過和結(jié)論，對(duì)現(xiàn)實(shí)同類問題具有借鑒作用，對(duì)處理重信重訪、越級(jí)信訪、申訴信訪等是不可缺少的依據(jù)。特別是在處理歷史遺留信訪老案時(shí)，由于機(jī)構(gòu)更迭，人事變遷，僅靠大概回憶和口頭介紹都無(wú)液晶于事，只有借助于信訪檔案處理問題，以信訪檔案為可靠依據(jù)，才能有效避免隨意性，減少失誤。只有完整齊全的信訪檔案，才可以變“死檔案”為“活證據(jù)”，從根本上解決問題。
三、做好信訪檔案的歸檔工作，為信訪工作打下良好基礎(chǔ)
信訪檔案分案件檔案和文書檔案兩類。案件檔案即信訪部門對(duì)一件信訪問題從接待、調(diào)查、核實(shí)、處理等全過程中形成的具有保存價(jià)值的歸檔案卷；文書檔案則是信訪部門在工作中自身形成的和上級(jí)下發(fā)的業(yè)務(wù)性文件和資料等各種文書材料的歸檔卷宗。一是把以紙質(zhì)為載體的信訪事項(xiàng)，通過收集、整理、加工等程序，按每件信訪事項(xiàng)受理的編號(hào)順序，用專門的檔案裝具（盒、柜）存放。每件信訪檔案材料的排列次序一般為：領(lǐng)導(dǎo)批示、請(qǐng)示、處理單、調(diào)查報(bào)告、調(diào)查過程中的有關(guān)材料、原始信訪件、信封。二是對(duì)數(shù)字信訪檔案歸檔，就是對(duì)以光盤、硬盤、優(yōu)秀等新型介質(zhì)為載體的信訪檔案進(jìn)行歸檔。應(yīng)按本單位檔案分類方案進(jìn)行分類、整理，并拷貝至耐久好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套異地保管，一套提供利用。電子公文形成單位必須將具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，制成紙質(zhì)公文電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使兩者建立互聯(lián)，在數(shù)字信訪檔案與傳統(tǒng)信訪檔案之間，建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系，按照年度、類目進(jìn)行打壓縮包，拷貝至新型介質(zhì)上，并貼上標(biāo)簽存檔。這樣，通過建立數(shù)字信訪檔案，既可以提高檔案的利用效率，又可以減少借閱過程中對(duì)紙質(zhì)檔案的人為磨損。
四、加強(qiáng)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)信訪檔案信息資源共享
一是收集電子文件。隨著辦公造化的普及，各信訪部門都產(chǎn)生了大量的電子文件，將這些電子文件以虛擬全宗形式集中起來(lái)，也就成為信訪檔案信息化建設(shè)的一個(gè)主要途徑。為此，信訪檔案機(jī)構(gòu)必須加緊研究電子文件的接收、保管、利用的技術(shù)手段和方法，為實(shí)際工作提供理論依據(jù)。二是紙質(zhì)信訪檔案的數(shù)字化。目前，信訪檔案多以紙質(zhì)檔案為主，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化勢(shì)在必行。各信訪檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，充分利用所藏檔案信息資源的優(yōu)勢(shì)，優(yōu)先對(duì)有特色的和利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化。三是構(gòu)建信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)主要包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：檔案案卷級(jí)目錄的建設(shè)、檔案文件級(jí)目錄的建設(shè)、檔案全宗級(jí)目錄的建設(shè)、專題檔案目錄建設(shè)和檔案全文信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等。建立高質(zhì)量的信訪檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，要保證具有較完備的檔案信息資源，做好信訪檔案的收集和整理工作。收集整理是利用檔案的先行條件，收集的目的就是為了集中統(tǒng)一保管，維護(hù)案件之間完整，保持歷史真實(shí)面貌，以便更好地進(jìn)行信息化建設(shè)。
五、加強(qiáng)信訪檔案保護(hù)工作，為社會(huì)穩(wěn)定服務(wù)
維護(hù)信訪檔案的完整和安全是檔案管理工作的基本要求，檔案管理的目的是為了提供利用，因此既不能片面強(qiáng)調(diào)保護(hù)檔案而不考慮利用方便，同時(shí)也不能只顧一時(shí)利用方便，不考慮檔案的保護(hù)，而影響檔案長(zhǎng)遠(yuǎn)利用。在實(shí)際工作中，管理利用既有矛盾又有一致性，這就要求我們檔案工作者在信訪檔案管理上必須做到“十防”：一是防盜，要設(shè)置專用鐵柜進(jìn)行保管；二是防破壞，防止人為造成對(duì)檔案的損壞；三是防火，及時(shí)排除一些火災(zāi)隱患；四是防水，杜絕淋濕、浸泡現(xiàn)象；五是防塵，灰塵和煙塵不宜太濃；六是防潮，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定相對(duì)濕度在50%--60%為宜，過度潮濕可使檔案形成紙磚；七是防霉變，以往檔案中多使用糨糊粘補(bǔ)，易形成檔案蛀蟲；八是防鼠，定期放置鼠藥以防老鼠咬傷檔案；九是防蟲，定期在柜子中放置樟腦球，定期噴灑蟲劑，以達(dá)到殺菌作用；十是防光，強(qiáng)烈的紫外線可使檔案褪色，紙張也會(huì)變黃發(fā)脆，損害檔案壽命。
