商務部

對外援助成套項目技術資料歸檔整理與移交辦法

第一章 總 則
第一條 為規(guī)范對外援助成套項目（以下簡稱成套項目）技術資料的歸檔整理工作，明確移交驗收標準，建立完整、有效的成套項目檔案系統(tǒng)，保存與成套項目有關的重要歷史資料，滿足成套項目建成后的運營、維修、改（擴）建，以及后評估和研究開發(fā)利用的需要，根據(jù)有關規(guī)定，結合成套項目的特點，制定本辦法。
第二條 制定本辦法的依據(jù)為《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）、《建筑工程資料管理規(guī)程》（北京市地方標準，DB11/T695-2009）、《對外援助成套項目管理辦法》（商務部2008年第18號令）、《商務部關于印發(fā)<對外援助成套項目施工管理規(guī)定>等八個規(guī)范性文件的通知》（商援發(fā)[2008]533號）、《商務部關于印發(fā)〈對外援助成套項目技術資料管理規(guī)定〉的通知》（商援發(fā)[2010]453號，以下簡稱《技術資料管理規(guī)定》）及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T 18894-2002）。
第三條 成套項目技術資料是對成套項目在準備和實施過程中形成的具有保存價值的各類技術文件和反映項目準備和實施情況的有關載體的總稱。分為紙質(zhì)文件和電子文件，涵蓋了重要的經(jīng)濟技術資料和記錄項目實施過程中重要環(huán)節(jié)、重要階段、重大事項的圖片和音像資料。

第二章 職 責
第四條 商務部國際經(jīng)濟合作事務局（以下簡稱經(jīng)濟合作局）是商務部授權的成套項目歸檔資料管理部門，負責制定有關實施管理方面的規(guī)章制度，收集、檢查、保管、研究及開發(fā)成套項目資料；對有關單位在成套項目資料收集、歸檔、保管過程中的工作進行監(jiān)督、檢查，必要時對歸檔整理人員進行培訓和現(xiàn)場指導；督促有關成套項目實施單位按有關規(guī)定和合同約定移交資料，對于未在規(guī)定期限內(nèi)移交資料的單位及時催交。
第五條　承擔成套項目招投標、考察、勘察設計、設計監(jiān)理、施工、施工監(jiān)理、中期驗收和竣工驗收的各有關單位是成套項目原始資料的形成單位，除須按照國家建設部門及其他有關部門的要求收集并保管規(guī)定的資料外，還必須按商務部的有關規(guī)定和合同的約定收集、整理并移交招投標、考察、勘察設計資料、施工資料、監(jiān)理資料、中期驗收和竣工驗收資料、技術合作等資料，并妥善保管備份資料，備份資料的所有權和使用權歸商務部所有。
凡有分包內(nèi)容的成套項目，由總承包單位負責匯集、整理各分包企業(yè)編制的全部資料，并對此負全責。
第六條 設計監(jiān)理單位和施工監(jiān)理單位應分別對設計單位和施工單位成套項目的歸檔資料實施監(jiān)督和檢查。
第七條 成套項目實施單位負責人及項目技術組負責人應對資料管理工作高度重視，建立崗位責任制，并制定相應的檢查、考核措施；指派專門人員負責資料的收集、整理和歸檔工作，并督促其認真領會、掌握《技術資料管理規(guī)定》及本辦法的要求。
第三章 資料的形成與收集
第八條 各有關單位在施工過程中，應以商務部核準的工程項目劃分為依據(jù)，隨進度、按專業(yè)進行系統(tǒng)收集，并形成種類齊全、份數(shù)足夠的所有原始資料。
第九條 紙質(zhì)資料形成的要求
（一）歸檔資料所載內(nèi)容必須真實、準確、完整，與成套項目實際相符合，具有可追溯性，其深度必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理和驗收等方面規(guī)范、標準和規(guī)程。
（二）成套項目實施過程中所需填寫的各種表格，采
用本辦法中規(guī)定的表格樣本（見商務部經(jīng)濟合作局網(wǎng)站：最新資訊 / 援外業(yè)務 / 援外成套項目檔案管理，網(wǎng)頁：
http://jjhzj.mofcom.gov.cn/static/column/1dhd/yunnan.html/）
《商務部經(jīng)濟合作局對外援助成套項目技術資料的有關配
套表格(第一批)》，本辦法未涵蓋的其他表格，則參照采用
國家有關部門或本行業(yè)規(guī)定的標準表格。
（三）歸檔資料應在簽署意見、簽名、蓋章處，如實填寫，且字跡清楚，不得代簽。
（四）歸檔的文字資料應采用A4幅面（297mm＊210mm）耐久性強的紙張，并采用 耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色（如純藍墨水、圓珠筆、鉛筆和復寫紙）的書寫材料，字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。
（五）竣工圖紙的編制要求
竣工圖是成套項目中最重要的工程檔案，是成套項目運行、管理、維修、加固和改（擴）建等的重要依據(jù)，因此竣工圖的編制單位和有關人員必須高度重視，嚴格按國家有關規(guī)范的要求編制竣工圖，確保竣工圖的真實性和有效性。
1、竣工圖隨工程進度編制，不得滯后。
2、凡按施工圖施工，未發(fā)生設計變更的，在施工圖圖簽附近的空白處，逐張加蓋并簽署竣工圖章（圖章樣本見附件1）。
3、凡發(fā)生一般性設計變更的，且圖面變更量未超過1/3的，可在施工圖上直接改繪，并注明修改的依據(jù)，逐張加蓋及簽署竣工圖章。
4、凡發(fā)生重大設計變更的，及圖面變更量超過1/3的，應重新繪制竣工圖，并逐張加蓋及簽署竣工圖章。
5、設計變更和工程洽商記錄是編制竣工圖的主要依據(jù)，因此，設計變更和工程洽商記錄應按專業(yè)分類，并在上面注明修改圖紙的圖號。
6、凡一條設計變更記錄涉及到多張圖紙的，每張圖紙均應做相應的變更修改。
7、設計代表、施工技術組總工程師、施工監(jiān)理工程師必須嚴格依據(jù)設計變更和工程洽商記錄，審核竣工圖紙，以確保竣工圖符合國家規(guī)范要求，真實反映成套項目竣工驗收時的實際情況。

第四章 資料的歸檔整理
第十條 成套項目竣工后，各有關單位應及時按照本辦法規(guī)定的具體內(nèi)容和分類方法（詳見附2-1～2-5），對收集的資料進行歸檔整理，并向商務部經(jīng)濟合作局移交。
第十一條 歸檔資料（竣工圖文件除外）共編制兩套（正本一套、副本一套），每套均由紙質(zhì)資料和規(guī)定的電子版資料組成。正本移交經(jīng)濟合作局，副本由移交單位代商務部實行異地保管。
竣工圖文件編制一式三套，正本移交經(jīng)濟合作局，一套副本由移交單位代商務部實行異地保管，另一套副本移交駐受援國使館經(jīng)商機構保管。
第十二條 正本歸檔資料必須為原件，確實不能提供原件的，可以復印件代替，但必須注明原件存放處。產(chǎn)品質(zhì)量證明文件的復印件須加蓋原件存放單位的公章。制作歸檔資料副本時，如原件份數(shù)不足，可以使用正本資料的復印件。

第五章 歸檔資料的組卷
第十三條 組卷的原則
（一）文字資料和圖紙原則上不能混裝，如有必要混裝組卷的資料，應該文字資料在前，圖紙在后。
（二）遵循資料形成的自然規(guī)律，保持卷內(nèi)資料的有機聯(lián)系。
（三）在按照上述原則的組卷條件下，卷內(nèi)資料應按商務部核準的項目劃分及形成時間有機地進行編排，系統(tǒng)地組卷。
1、工程圖紙按專業(yè)組卷，同專業(yè)的圖紙按圖號順序排列。
2、工程質(zhì)量驗收資料應按檢驗批、分項、分部（子分部）和單位工程（子單位）順序逐級編排組卷。
3、鋼筋、水泥、砂石等公用材料的有關資料應單獨組卷。
4、單位工程的歸檔資料總量超過20卷的，應編制總目錄且獨立成卷。
第十四條 案卷編制
（一）案卷構成
案卷應由封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)資料、備考表和封底構成并按此順序裝訂（案卷封面、卷內(nèi)目錄和備考表的樣本詳見附件3至5）。
（二）案卷頁碼編號
1、每卷頁碼獨立編號，卷內(nèi)有書寫內(nèi)容的資料均按頁面編號，頁號從阿拉伯數(shù)字1開始，編寫在頁面的右下角（背面如有內(nèi)容，編寫在背面的左下角），折疊后的圖紙一律編寫在右下角。
2、案卷封面、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、封底不編寫頁號。
3、成套圖紙或印刷成冊的文件材料，自成一卷的，原有目錄可代替卷內(nèi)目錄，已有頁碼的不必重新編號。
第十五條 案卷規(guī)格與裝訂
（一） 案卷規(guī)格：案卷封面、目錄、備考表、封底均應采用70g以上、A4幅（297mm*210mm）尺寸的書寫紙張制作，圖紙統(tǒng)一折疊成A4幅面，小于A4幅面的要用A4白紙襯托。
（二）不同幅面的圖紙應按《技術制圖復制圖的折疊方法》（GB/10609.3-89）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露出外面。
（三）案卷厚度：文字資料以近40mm為宜，圖紙資料以40 mm—60mm為宜�？疾�、勘察報告、中期驗收、竣工驗收報告必須獨立成卷。
（四）包括文字和圖紙在內(nèi)的所有零散資料均必須整齊牢固裝訂成卷,裝訂前應剔除金屬物，建議采用線繩左側三孔裝訂法，訂結打在背面。裝訂線距左側20mm，上下孔距中孔80mm，避免裝訂線壓占頁面上有圖、文內(nèi)容的部分。必要時，裝訂線一側根據(jù)案卷薄厚加墊草板紙。
自然成冊的資料不必另行裝訂，但不得帶有金屬裝訂物，不得以塑料裝訂物打孔活頁裝訂。
第十六條 案卷的裝盒
資料移交前不必裝盒，正式移交后在經(jīng)濟合作局使用中國對外援助成套項目檔案專用裝具統(tǒng)一裝盒。

第六章 電子文件收集與整理
第十七條 電子文件的收集
電子文件包括以下兩類：一是有關文字資料和圖紙的電子版本（見附件2-1～2-5中電子文件移交相關部分）；二是反映項目實施各方面情況的音像和圖片資料的電子文件（歸檔移交內(nèi)容和分類目錄見附件6）。
第一類電子文件最終版確定并印制相應紙質(zhì)文件后，應立即將最終版的電子文件存入專用的暫存存儲器中（其它無關電子文件不得與此混存），或刻錄成盤，妥善保管，供電子文件歸檔整理時使用。必要時，向本單位檔案部門進行臨時歸檔備案。
第二類電子文件形成后應立即在不同的存儲介質(zhì)中備份。
在紙質(zhì)資料正式裝訂前，應按本辦法的有關要求制作電子文件，尤其是需掃描成電子文件的紙質(zhì)資料，如圖紙類
電子文件的存儲格式要求如下：
（一）文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式，移交時要求轉(zhuǎn)化為PDF格式。
（二）對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應將相關軟件一并收集。掃描型電子文件以JPEG、TIFF、BMP為通用格式。
（三）對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環(huán)境和相關數(shù)據(jù)。
（四）對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI、RMVB為通用格式。
（五）對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數(shù)和非通用格式的相關軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。
（六）對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應連同專用軟件一并收集。
第十八條 電子文件的整理
（一）對擬刻入光盤的電子文件進行歸檔鑒定，對其真實性、完整性、有效性進行檢驗和審核。
（二）對照紙質(zhì)文件逐一核對，確保電子文件與相應紙質(zhì)文件的內(nèi)容及其表現(xiàn)形式一致，存儲格式滿足本辦法的要求。
（三）對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測各電子文件所依賴的硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性、有無病毒感染等。
（四）按附件6的分類目錄存儲檢驗合格的音像、圖片電子文件，必要時增加子條目。
第十九條 電子光盤的刻錄及包裝要求
（一）文字、圖紙、音像圖片等三類電子文件不能在同一張光盤中混裝，須分別刻錄在不同的光盤上。
（二）竣工圖電子文件以有手簽、蓋章的紙質(zhì)竣工圖為對象，掃描形成電子文件。
（三）如果電子文件是由自行開發(fā)的軟件形成的，應將該軟件與相關數(shù)據(jù)一同刻錄進光盤。
（四）選用高品質(zhì)一次性可讀寫CD或DVD光盤，禁止選用可擦寫光盤。
（五）電子文件要求一式三套，移交經(jīng)濟合作局兩套、第三套由檔案移交單位代商務部保管，使用權歸商務部所有，竣工圖掃描電子版文件制作四套，其中一套連同紙質(zhì)資料一起移交駐受援國使館經(jīng)商機構保管。
（六）移交的光盤應使用硬盒包裝，并在表面貼上標簽（樣本見附件7），標明項目名稱、光盤編號、該盤所載文件的類別名稱。
（七）刻錄光盤時，應使用該項目的名稱和序號對其命名。光盤內(nèi)應附有說明該項目基本情況的WORD文檔。音像、圖片資料刻錄時，應按照附件6的分類辦法在盤內(nèi)建立相應的文件夾進行存放。每段音像、每幅照片應使用能反映其內(nèi)容的文字說明來命名。圖紙類資料應按照單位工程、專業(yè)類別分別建立相應的文件夾。

第七章 資料的移交
第二十條 各有關單位應在辦理完項目對外移交手續(xù)后30個工作日內(nèi)向經(jīng)濟合作局移交歸檔資料。
第二十一條 全部紙質(zhì)資料和電子文件的歸檔整理結束后，應制作《對外援助成套項目資料移交書》和編制《移交資料明細表》（移交書和明細表各一式三份，格式見附件8和附件9）。
（一）接收單位按有關規(guī)定驗收移交資料，如果發(fā)現(xiàn)存在問題，向移交單位提出書面整改意見，經(jīng)移交單位最大限度地彌補了存在的缺陷后，辦理移交手續(xù)。
（二）如果所移交的資料經(jīng)整改后仍存在嚴重的缺陷問題，若不能補充所缺資料，則應書面說明原因，并提出整改措施，由單位負責人簽字蓋章。
第二十二條 任何單位或個人不得私自保存應移交歸檔的資料，也不得以任何理由拒絕移交歸檔資料。任何人不得涂改、偽造移交資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將追究其責任。

第八章 附 則
第二十三條 本辦法適用于新建房屋建筑工程類成套項目的技術資料管理，本辦法中未涵蓋的歸檔資料，及其他工程類項目的技術資料，以本行業(yè)的規(guī)定和標準為依據(jù)，進行歸集和整理。
第二十四條 對外援助技術合作項目的技術資料歸檔整理與移交，參照本辦法執(zhí)行。
第二十五條 本辦法由經(jīng)濟合作局負責解釋。
第二十六條 本辦法自頒布之日起施行�！蛾P于印發(fā)商務部經(jīng)濟合作局對外援助成套項目資料歸檔整理與移交辦法（試行）的通知》（商合促信發(fā)[2009]19號）同時廢止。
附件：1、竣工圖章式樣
2、援外成套項目資料移交目錄
3、案卷封面式樣
4、卷內(nèi)目錄式樣
5、卷內(nèi)備考表
6、音像、圖片資料分類目錄
7、光盤盒標簽
8、對外援助成套項目資料移交書
9、移交資料明細表
http://jjhzj.mofcom.gov.cn/accessory/201104/1302658393632.doc



二0一一年三月二十五日

2.援外項目技術資料配套表格(第一批)http://jjhzj.mofcom.gov.cn/accessory/201104/1302658594937.rar