文化部

文化部關(guān)于印發(fā)《文化市場行政處罰案件檔案管理辦法（試行）》的通知

文市發(fā)〔2012〕26號


各省、自治區(qū)、直轄市文化廳（局），新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團文化廣播電視局，西藏自治區(qū)、北京市、天津市、上海市、重慶市文化市場行政執(zhí)法總隊：
　　現(xiàn)將《文化市場行政處罰案件檔案管理辦法（試行）》印發(fā)給你們，請結(jié)合工作實際貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行中如發(fā)現(xiàn)問題，請及時反饋至我部文化市場司（010-59881010，whzf@163.com）。
　　特此通知。



　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 文 化 部
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 2012年8月14日



文化市場行政處罰案件檔案管理辦法 （試 行）



　　第一章 總 則
　　第一條 為加強文化市場行政處罰案件檔案管理，規(guī)范文化市場行政處罰案件檔案的整理、保管和利用等工作，根據(jù)《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《文化市場綜合行政執(zhí)法管理辦法》等有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章的規(guī)定，制定本辦法。
　　第二條 本辦法所稱文化市場行政處罰案件檔案是指各級文化行政部門或者文化市場綜合行政執(zhí)法機構(gòu)（以下合并簡稱執(zhí)法部門）依照法定程序，在辦理行政處罰案件過程中直接形成的，能反映案件真實情況、體現(xiàn)執(zhí)法過程、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，依照一定組成規(guī)律和有機聯(lián)系制作形成的案卷。
　　文化市場行政處罰案件檔案分為適用簡易程序的文化市場行政處罰案件檔案和適用一般程序的文化市場行政處罰案件檔案。
　　第三條 文化市場行政處罰案件檔案管理工作應(yīng)當(dāng)遵循及時立卷、規(guī)范整理、定期歸檔、集中保管、方便利用的原則。
　　第四條 各級執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)將文化市場行政處罰案件檔案管理工作作為文化市場綜合行政執(zhí)法考評和行政執(zhí)法責(zé)任制考核的重要指標。
　　上級執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)對下級執(zhí)法部門的文化市場行政處罰案件檔案管理工作進行監(jiān)督指導(dǎo)，并定期進行評查和考核。
　　各級執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)同時接受上級執(zhí)法部門及同級檔案行政管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)，并定期對執(zhí)法人員進行文化市場行政處罰案件檔案管理工作的相關(guān)培訓(xùn)。
　　第五條 各級執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)確定專門機構(gòu)或者人員負責(zé)文化市場行政處罰案件檔案管理工作。

　　第二章 立 卷
　　第六條 文化市場行政處罰案件檔案由辦理案件的執(zhí)法人員立卷。
　　執(zhí)法人員應(yīng)當(dāng)從辦理案件之日起收集、整理與案件有關(guān)的各種文書、證據(jù)等文件材料，并在案件辦結(jié)之后及時立卷。
　　文件材料應(yīng)當(dāng)由專門機構(gòu)或者人員審核，如發(fā)現(xiàn)存在缺失、重復(fù)、雜亂等問題，應(yīng)當(dāng)退回執(zhí)法人員及時補充、整理。
　　第七條 執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)將下列文化市場行政處罰案件文件材料立卷歸檔：
　�。ㄒ唬┯嘘P(guān)案件來源及受理情況的材料；
　�。ǘ�）現(xiàn)場調(diào)查取證材料；
　�。ㄈ�）當(dāng)事人資格及身份證明材料；
　　（四）證據(jù)收集過程中形成的文件材料；
　�。ㄎ澹┎扇�強制措施的文件材料；
　�。�六）立案審批表；
　　（七）涉案物品送交鑒定的相關(guān)文件材料；
　�。ò耍┙獬�證據(jù)先行登記保存或者解除強制措施的相關(guān)文件材料；
　�。ň牛┲卮蟀讣�集體討論記錄；
　�。ㄊ�）當(dāng)事人陳述申辯相關(guān)文件材料；
　�。ㄊ�一）聽證相關(guān)文書；
　�。ㄊ�二）行政處罰事先告知書、決定書及送達回證；
　�。ㄊ�三）責(zé)令改正通知書；
　�。ㄊ�四）案件調(diào)查終結(jié)報告；
　�。ㄊ�五）相關(guān)執(zhí)行文書；
　�。ㄊ�六）結(jié)案報告；
　�。ㄊ�七）其他需要立卷歸檔的文件材料。
　　當(dāng)事人不服行政處罰決定，提起行政復(fù)議、行政訴訟或者行政賠償?shù)�，行政�?fù)議、行政訴訟或者行政賠償過程中形成的相關(guān)文件材料，應(yīng)當(dāng)一并立卷歸檔。
　　第八條 文化市場行政處罰案件文件材料立卷歸檔時應(yīng)當(dāng)按照下列順序排列：
　�。ㄒ唬┬姓�處罰決定書和送達回證在前，其他文件材料在后；
　�。ǘ�）其他文件材料按照辦理案件的時間先后順序排列；
　�。ㄈ�）對同一問題或事實進行說明的文件材料，結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；批復(fù)在前，請示在后；原件在前，復(fù)印件在后；正件在前，附件在后；正式文印件在前，最終簽發(fā)稿在后。
　　法律、法規(guī)和規(guī)章對立卷歸檔順序另有規(guī)定的，從其規(guī)定。

　 第三章 組卷和歸檔
　　第九條 適用一般程序的文化市場行政處罰案件檔案原則上實行“一案一卷”；同一案件文件材料較多時，可以適當(dāng)分成若干分卷。
　　涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的案件，應(yīng)當(dāng)分成正副卷，將其中不宜公開的文件材料另行裝訂成副卷。
　　適用簡易程序的文化市場行政處罰案件檔案可以按照行政處罰決定書編號順序合并組卷，但每卷不得超過20個案件。
　　第十條 文化市場行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)按照年度及結(jié)案時間先后順序編號組卷。
　　第十一條 文化市場行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)依次由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、備考表、封底等五個部分組成。多案合并組卷的，使用同一卷內(nèi)文件目錄和備考表。
　　案卷封面可以采用硬卷皮和軟卷皮兩種格式。軟卷皮格式的封面內(nèi)頁可印制案卷卷內(nèi)目錄作為封二，封底內(nèi)頁可印制案卷備考表作為封三。使用軟卷皮裝訂的案卷，應(yīng)當(dāng)裝入卷盒內(nèi)保存。
　　案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表、封底以及卷盒的規(guī)格尺寸及填寫要求按照相關(guān)國家標準規(guī)定執(zhí)行。
　　第十二條 文化市場行政處罰案件檔案歸檔應(yīng)當(dāng)符合下列要求：
　　（一）文件材料原則上應(yīng)當(dāng)為原件，重復(fù)材料或者多余材料一律剔除；
　�。ǘ�）文件材料應(yīng)當(dāng)使用黑色或者藍黑色鋼筆、簽字筆或者毛筆書寫，保持字跡工整清晰、頁面整潔；涂改處應(yīng)當(dāng)由辦理案件的執(zhí)法人員或者相關(guān)當(dāng)事人簽名蓋章或者按捺手印，空白處應(yīng)當(dāng)劃線標注；
　�。ㄈ�）對于破損、字跡模糊或者容易褪色的文件材料，應(yīng)當(dāng)進行修補或者復(fù)制；對于當(dāng)事人使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的原始文件材料，應(yīng)當(dāng)進行復(fù)印；對于字跡難以辨認的文件材料，應(yīng)當(dāng)附上抄件，連同原件入卷；對于外文及少數(shù)民族文件材料，應(yīng)當(dāng)附上漢語譯文；
　�。ㄋ模�對于需要附卷保存的信封，應(yīng)當(dāng)打開展平加貼襯紙，郵票不得撕揭；
　�。ㄎ澹┪募�材料不得反裝、倒裝，頁面方向為橫向的，應(yīng)將文字沖外擺放；
　　（六）文件材料的載體應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一采用國際標準A4型紙張；較大的文件材料應(yīng)當(dāng)按照卷宗大小先對折再向外折疊，較小的文件材料應(yīng)當(dāng)采用國際標準A4型紙張托裱并加蓋騎縫章；
　　（七）案卷裝訂不得壓住字跡或者畫面，裝訂部位過窄或者有文字的材料，應(yīng)當(dāng)采用國際標準A4型紙張加邊、加襯、折疊；
　�。ò耍┪募�材料上的訂書釘?shù)冉饘傥飸?yīng)當(dāng)剔除，以防銹蝕；
　�。ň牛┓�律、法規(guī)和規(guī)章規(guī)定的其他要求。
　　第十三條 凡能附卷保存的物證原則上應(yīng)當(dāng)裝訂入卷。無法裝訂的，應(yīng)當(dāng)放入證物袋中，注明證物名稱、數(shù)量、特征、來源等信息后附卷保存。
　　不便附卷保存的物證或者照片、錄音、錄像、電子數(shù)據(jù)等文件資料，應(yīng)當(dāng)集中統(tǒng)一管理，并在案卷備考表中注明內(nèi)容、數(shù)量、時間、地點、責(zé)任人及存放地點等信息。
　　第十四條 文化市場行政處罰案件檔案卷內(nèi)文件材料應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定順序排列后逐頁編號。頁號一律采用阿拉伯?dāng)?shù)字編寫在有文字的頁面的右上角、背面的左上角。
　　案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、備考表、證物袋、封底不編頁碼。有隔頁紙的，隔頁紙不編頁碼。
　　各分卷之間不連續(xù)編頁碼。
　　第十五條 案卷裝訂應(yīng)當(dāng)右齊、下齊，統(tǒng)一采用三孔一線的方法左側(cè)裝訂。訂卷繩應(yīng)當(dāng)系緊、打暗結(jié)，并在封底裝訂線結(jié)扣處粘貼封志，由立卷人及檔案管理部門加蓋騎縫章。
　　案卷厚度以不超過200頁或者20毫米為宜。材料過多的，應(yīng)當(dāng)按照順序分冊裝訂。
　　第十六條 文化市場行政處罰案件自行政處罰決定書送達之日起滿三個月未發(fā)生行政復(fù)議、行政訴訟的，應(yīng)當(dāng)自期滿之日起10日內(nèi)完成歸檔工作；在法定期間發(fā)生行政復(fù)議、行政訴訟、行政賠償?shù)�，�?yīng)當(dāng)在復(fù)議決定書、法院判（裁）決書、賠償決定書下達并結(jié)案后10日內(nèi)完成歸檔工作。

　　第四章 保管與利用
　　第十七條 各級執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置文化市場行政處罰案件檔案專柜，并由專門人員進行管理。
保存聲像檔案資料的庫房，應(yīng)當(dāng)有專用的設(shè)備和必要的防護措施，并定期進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)當(dāng)及時處理。
　　第十八條 檔案管理人員應(yīng)當(dāng)履行下列職責(zé)：
　　（一）負責(zé)案卷的接收、借閱和保管，確保檔案的完整與安全；
　�。ǘ�）負責(zé)檔案的編研和統(tǒng)計工作，確保檔案的有效利用；
　�。ㄈ�）與檔案管理有關(guān)的其他工作。
　　檔案管理人員工作變動時，交接雙方應(yīng)當(dāng)對文化市場行政處罰案件檔案逐卷逐件進行清點，編制移交目錄，嚴格履行移交手續(xù)，工作交清后方可離職。
　　第十九條 文化市場行政處罰案件檔案涉及國家秘密事項的，按照國家相關(guān)保密法律法規(guī)規(guī)定管理。
　　第二十條 對已經(jīng)歸檔的文化市場行政處罰案件檔案，不得修改檔案內(nèi)容，不得私自增加或者抽取檔案材料。確實需增加檔案材料的，應(yīng)當(dāng)在征得執(zhí)法部門負責(zé)人同意后，按照立卷歸檔的相關(guān)規(guī)定辦理，并在備考表中說明情況。
　　第二十一條 文化市場行政處罰案件檔案的保管期限分為定期、永久兩種。定期分為10年、30年。適用簡易程序的文化市場行政處罰案件檔案保管期限為10年，適用一般程序的文化市場行政處罰案件檔案保管期限為30年。
　　符合下列情況的文化市場行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)永久保管：
　�。ㄒ唬┰谌珖�范圍內(nèi)有重大影響的；
　�。ǘ�）符合聽證條件的；
　　（三）復(fù)議機關(guān)改變原行政處罰決定或者在行政訴訟中敗訴的；
　　（四）其他應(yīng)當(dāng)永久保管的文化市場行政處罰案件檔案。
　　法律、法規(guī)和規(guī)章對文化市場行政處罰案件檔案保管期限有其他規(guī)定的，從其規(guī)定。
　　第二十二條 查閱文化市場行政處罰案件檔案應(yīng)當(dāng)進行登記。查閱案件檔案不得拆卷或者在案卷上涂改、勾劃、圈點、污損。
　　其他相關(guān)部門因工作需要要求查閱案件檔案時，應(yīng)當(dāng)出具正式查閱函件及查詢?nèi)藛T有效證件，經(jīng)執(zhí)法部門負責(zé)人批準后方可查閱。查閱中如需摘抄或者復(fù)印所查閱的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)寫明復(fù)印用途，并經(jīng)執(zhí)法部門負責(zé)人批準。
　　第二十三條 執(zhí)法部門應(yīng)當(dāng)成立檔案鑒定小組，對超過保管期限的文化市場行政處罰案件檔案按照有關(guān)規(guī)定進行鑒定，確定其是否具有繼續(xù)保存價值；對沒有繼續(xù)保存價值的，經(jīng)執(zhí)法部門負責(zé)人批準后按照有關(guān)規(guī)定進行銷毀。
　　銷毀文化市場行政處罰案件檔案，應(yīng)當(dāng)制作銷毀清冊，并由執(zhí)行人和監(jiān)銷人簽名或者蓋章。

　　第五章 附 則
　　第二十四條 檔案管理人員違反本辦法相關(guān)規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)根據(jù)情節(jié)輕重依法給予行政處分；造成重大損失、情節(jié)嚴重的，依據(jù)《檔案法》的規(guī)定追究責(zé)任。
　　第二十五條 對已經(jīng)立案但因客觀原因無法予以行政處罰并正式辦理結(jié)案或者終結(jié)手續(xù)的案件的檔案管理參照本辦法執(zhí)行。
　　第二十六條 本辦法由文化部負責(zé)解釋。
　　第二十七條 本辦法自發(fā)布之日起實施。